En los tutoriales anteriores hemos explicado cómo instalar la extensión de Wapp OnFire y hemos dado un recorrido completo por toda su estructura desde funcionalidades hasta sus configuraciones; pero, no hemos profundizado realmente en el ChatBot que ofrece la extensión.
Y ya viene siendo tiempo de empaparnos en las automatizaciones por WhatsApp. Junto a Wapp OnFire podrás lograrlo, siempre que prepares el bot para su funcionamiento correcto, considerando que requiere atención a la hora del orden, las coincidencias y las palabras claves.
Tal vez puede parecer mucho por digerir, pero cree este tutorial justo para ayudarte a programar de forma correcta y funcional el ChatBot de Wapp OnFire.
Entonces, ¿estás preparado?
Activa el ChatBot como soporte de atención 24/7
Lo primero que debes saber es que el bot se presenta desactivado por defecto de configuración.
Para cambiar esta modalidad, solo debes ir a la pestaña de “ChatBot” y tildar la opción de “Activar BOT”. De inmediato la extensión nos emitirá entre 2 a 4 modelos de respuestas frecuentes con sus respectivas configuraciones de las cuales hablaremos más adelante.
Si el proceso se te hace complicado, también puedes verlo acá abajo en la siguiente sección.
Aprende sobre la configuración de “Mensaje por Defecto”
Luego de activar el Bot, lo primero que debes determinar es si vas a activar (o no) la opción de “Mensaje por defecto”; es decir, cualquier primer saludo que haga un contacto, independientemente de lo que escriba, recibirá este mensaje como respuesta automática.
Por supuesto, las respuestas repetidas son un dolor de cabeza y pierde el sentido con los clientes, más cuando el cliente te escribe dos o tres veces en el día. Hemos pensado en ello, así que incluimos una restricción de 24 horas.
Esta configuración funciona bastante bien si, por ejemplo, ya has finalizado tu jornada laboral y deseas comunicar los horarios de actividad durante el día.
El proceso de activación es muy sencillo. Se tilda la opción de “mensaje por defecto” y en el cajetín de texto escribes lo que deseas que llegue a tu cliente. El texto puede ser una notificación de descanso con el horario de atención incluido. Antes, te lo explico con este video:
Una vez programado el mensaje, es muy probable que apenas alguien te escriba cualquier cosa, ese sea el mensaje que se active. En este caso particular, tal como se visualiza en el vídeo anterior, eso fue lo que sucedió al recibir un mensaje.
Ahora bien, ¿qué sucede cuando se recibe un segundo mensaje de agradecimiento? Gracias a la restricción de 24 horas el contacto no recibirá la misma respuesta, sino que se obviará el contacto y el cliente no recibiría segunda respuesta.
Esta función es perfecta para activar y desactivar constantemente. Sobre todo le veo mucha practicidad cuando se reciben mensajes fuera de tu horario laboral.
De esa manera, tus clientes entenderán exactamente la situación que deseas comunicar y facilitará muchísimo el proceso de atención. También les permitirá conocer mejor tus horarios de trabajo.
¿Cómo debes estructurar tu Mensaje por Defecto?
Basándome en lo anterior, quiero darte algunos consejos para crear un mensaje por defecto claro para estas ocasiones en particular. Tu texto debe incluir lo siguiente:
Saludo y explicación. Preséntate o saluda al contacto.
Estatus de actividad. Debes comunicar a tus clientes si estás activo o inactivo según tu caso en particular.
Horario de atención. Al incluir los días y horas que comprenden tu horario laboral será más sencillo para los clientes comprender cuándo estarás disponible para atenderles.
Pasos a seguir. Deja por escrito qué debe hacer en caso de una consulta o una búsqueda de propiedades.
Deja un mensaje para atención. El cliente buscará contactarte de inmediato, así que indícale si puede dejar un mensaje comunicando sus requerimientos para que puedas atenderlo apenas regreses.
Acciones alternativas. Puedes sacar partido de ese espacio para incentivar la visita a tu catálogo de WhatsApp Business, que visite tus redes sociales o vaya a tu página web.
Lo práctico de esta extensión es que todo lo que hayas escrito se quedará guardado de forma automática. La herramienta tiene un sistema de guardado por actualización que evitará perder la información ingresada.
Aun así, te recomiendo guardar en un bloc de notas varios mensajes con esta estructura para varios momentos como los tiempos entre semana, fines de semana, domingos de descanso, días festivos o temporadas vacacionales si aplican.
Qué es el Mapa de Respuestas y cómo utilizarlo
El mapa de respuestas es la sección donde podrás visualizar todas las respuestas preestablecidas que han sido registradas en los comandos del bot. Y, justamente por esta función es que estamos hoy en este tutorial.
Lo primero que debes comprender es que los bots en Wapp OnFire se activan a través de palabras claves. Existen dos tipos o formatos de palabras claves que activan o disparan las respuestas automáticas que tú, agente inmobiliario, previamente estableces.
Vamos a ver entonces el mapa de respuestas. Antes que nada, quiero que entiendas algo muy importante, pues debes saber que por los momentos, no podemos reorganizar el orden de las respuestas.
El bot se rige por un proceso de prioridad, así que las primeras configuraciones tendrán mayor dominio ante las de abajo, pero eso lo explicaré más adelante. Por ahora, vamos a explicar paso a paso cómo configurar el Bot a tu modalidad de trabajo.
Agrega nuevas respuestas automatizadas al Bot de forma manual
Existen dos formas para agregar nuevas respuestas. La primera es el modo manual que se logra tras clicar sobre el botón verde “+ Agregar” ubicado en la parte derecha del título que presenta el Mapa de Respuestas.
Al clicar aparecerá una nueva ventana con varios espacios para rellenar como la palabra, respuesta y la coincidencia. En la palabra vas a ubicar la “palabra clave” que será el disparador de la respuesta que escribirás debajo. Luego, en coincidencia notarás que se desplegará una leyenda simple:
= Coincidencia exacta. Esto indica que el disparador es una palabra única, sin adicionales ni espacios, que puedes llegar a recibir. Por ejemplo: Hola. Gracias. Saludos. Es importante que sepas que la palabra disparará sí y solo sí viene en un mensaje solo, nunca acompañado de otras frases. Es decir, si es “Hola. Buen día” y tu disparador es “Hola”, no va a activarse dicha respuesta automática.
~ Dentro de oración. Si quieres trabajar con una palabra específica o un grupo de palabras específicas que estén dentro de una oración, sin tener que preocuparte por el conjunto de frases anexas, se podrá disparar la respuesta programada. Por ejemplo, si he estimado que mi disparador es “Cotización” y recibo un mensaje de este estilo: «Hola, Jesús. Quiero una cotización de un departamento de 3 ambientes», va a dispararse la respuesta.
Vamos a entenderlo mejor con la palabra Hola en los casos en que sea una coincidencia exacta y estén dentro de una oración. Recuerda que el primer caso irá la palabra sola, mientras la segunda va acompañada de otras palabras. Visualízalo mejor a continuación:
Agrega nuevas respuestas al Bot de forma automática
La segunda forma de programación de respuestas es a través del segundo botón que dice “Subir respuesta”. Esta opción abrirá el gestor de archivos de tu computador para buscar y seleccionar la información necesaria en un formato de Excel.
Entonces, ¿cómo vamos a obtener el archivo para hacer la programación más rápido? Vas a clicar en la opción de “Descargar respuestas”. Se abrirá una nueva ventana para guardar el documento en formato Excel (.xls) con todos los datos iniciales del bot.
Luego, vamos a modificarlo y, para ello, te sugiero subir el documento en Google Drive para lograr hacer los cambios necesarios. Por cierto, es necesario que mantengas la estructura del archivo para que el Bot lo lea luego.
Una vez subido el documento a Google Drive, podemos notar dos columnas: message y response; es decir, la primera columna es el disparador (palabra clave) y la segunda contiene la respuesta específica. Además, si miras al inicio de cada disparador notarás los símbolos antes mencionados: la tilde de la eñe (~) y un igual (=).
Ahora, es claro que no lograremos encontrar con facilidad el símbolo de la eñe en el teclado; por tanto, puedes copiar una casilla de la columna message y luego vas escribiendo sobre eso. Cabe destacar que eres libre de modificar tus palabras claves y respuestas a gusto, siempre que sigas las reglas que detallo más abajo.
Acá te adjunto un micro vídeo que te puede ayudar a visualizar el proceso más rápido.
Una vez modificado el documento, le das a descargar en formato Excel, lo registras con el nombre que prefieras y vas a la herramienta de Wapp OnFire para subir tus respuestas ya modificadas. De todas formas, te adjunto el proceso en vídeo:
¿Cómo afecta el orden de la programación al disparar las respuestas?
Si seguimos con el ejemplo del “Hola” como coincidencia exacta y dentro de una oración se verá complicado emitir una respuesta diferente, pues la respuesta que está en una posición superior siempre será la primera en dispararse.
Permíteme ser más específico. Si tenemos el siguiente orden de comandos y recibimos el mismo mensaje, entonces la prioridad del Bot al responder no será el tipo de coincidencia, sino el orden en que se han establecido. Veamos este ejemplo a continuación:
Para evitar este problema a futuro, arma la programación de las respuestas de tu Mapa Bot según las especificaciones dentro de este cuadro:
De igual forma, sigue las reglas de programación para evitar el choque de respuestas, pues mientras mejor programado esté el bot, más eficiente serás con respecto a las ventas y gestión de prospectos.
¿Qué debes evitar a la hora de programar en el Bot?
Al momento en que empiezas a programar, puedes crear algunas confusiones y, si no estás atento, abran más posibilidades de lograr resultados no deseados con la automatización.
Por eso, te he enlistado los puntos relevantes que debes considerar a la hora de programar tus respuestas para evitar a toda costa estas confusiones.
La palabra clave NO puede llevar emojis.
La palabra clave debe ser un texto limpio: sin negritas, cursivas ni tachados.
Si el texto o mensaje que se envía incluye caracteres especiales como negritas, cursivas o tachado, el disparador no funcionará.
Las palabras que has ingresado como disparador deben ser textos libres de cualquier carácter especial para lograr activar la respuesta.
No incluyas formatos de negritas al estilo WhatsApp para la palabra clave (asteriscos).
La respuesta es de formato libre, así que puedes incluir emojis, negrillas y links, si gustas.
Evita tener dos respuestas automáticas con palabras similares o coincidencias que puedan causar choques.
Si estás creando un Excel con las respuestas, ten en cuenta los espacios y comandos especiales (negritas, cursivas y tachados) para que todo se suba perfecto al Bot.
Posiciona primero las palabras claves más complejas y luego, al final, las palabras más sencillas para evitar conflictos de orden y respuesta.
Cómo editar una respuesta ya programada
Si te das cuenta, al posicionar el cursor del mousse sobre cada renglón de respuestas es imposible accionar a una edición o un panel que permita modificar directamente.
Por lo tanto, si quieres modificar una respuesta, sigue el siguiente procedimiento para editar el comando ya existente.
Cliquea en el botón de “Agregar”.
Rellena los espacios de «Palabra» y «Coincidencia»
El recuadro de «Respuesta» se rellena con las modificaciones que desees incluir.
Clic en “Agregar”.
La nueva configuración reemplazará el comando anterior.
A continuación, incluyo un video para que puedas visualizar de forma gráfica todo el procedimiento y no te pierdas al hacer los pasos.
Ahora que tienes toda la información necesaria para programar el ChatBot de Wapp OnFire PRO, solo queda verte ejecutarlo y disfrutar de los beneficios de la automatización.
¡Nos vemos en el siguiente tutorial sobre bloqueos de WhatsApp!